Как руководителю найти время на главное: делегирование, тайм-менеджмент

Целевая аудитория: руководители высшего звена, линейные руководители, специалисты, планирующие переход на руководящую должность

Продолжительность: 3 дня (24 часа)

Цель тренинга: 

Освоение участниками тренинга технологий эффективного делегирования для увеличения временного ресурса руководителя, повышение компетентности в делегировании задач сотрудникам. Освоение технологий эффективной организации времени для достижения поставленных целей

В результате обучения на тренинге участники будут

ЗНАТЬ:

  1. Значение делегирования для руководителя, сотрудников, компании

  2. Причины нежелания руководителей использовать делегирование

  3. Полномочия и ответственность при делегировании

  4. ЧТО делегировать (мишень делегируемых задач)

  5. КОМУ делегировать (анализ возможностей сотрудников)

  6. Постановка целей и задач (Техника SMART)

  7. КАК делегировать (управление сотрудником при выполнении делегированной задачи)

  8. Метод управления задачами со сложной структурой (Диаграмма Ганта)

  9. Система планирования: «Год-месяц-неделя-день»

  10. Методы «Жестко-гибкого» планирования времени (метод ALPEN: приемы бюджетирования времени, определения сроков выполнения, планирования резервов времени, расстановки приоритетов и контроля исполнения).

  11. Метод «Контекстное планирование»

  12. Алгоритм планирования дня

  13. Методы рациональной организации времени (график работоспособности, «Хронометраж»,устранение «поглотителей» времени)

  14. Методы самомотивации на выполнение неприятных и сложных задач

  15. Принципы отдыха во время рабочего дня

  16. Процесс выработки полезных привычек

УМЕТЬ:

  1. Правильно ставить цели и задачи
  2. Грамотно определять, какие задачи можно и нужно делегировать сотрудникам, а какие оставлять за собой
  3. Оперативно анализировать тип готовности сотрудника к выполнению задачи
  4. Эффективно проводить индивидуальные беседы по постановке задач
  5. Подбирать оптимальный стиль управления сотрудником при выполнении делегированной задачи
  6. Гибко применять различные методы эффективной организации времени (жестко-гибкое планирование, контекстное планирование)
  7. Качественно составлять план реализации проектной задачи, планы рабочего дня, недели, месяца, года для выполнения задач и достижения поставленных целей
  8. Рационально управлять ресурсами времени

 

Компания получит сотрудников, владеющих технологией делегирования и  инструментами тайм-менеджмента для достижения целей компании

ПРОГРАММА:

                            Содержание

                             Результаты тренинга

    Ключевые вопросы делегирования

  • Понятие делегирования
  • Основные вопросы делегирования

 

   Участники

  • определят понятие делегирования
  • выделят основные вопросы делегирования

 

   ЗАЧЕМ делегировать?

  • Значение делегирования для руководителя
  • Значение делегирования для сотрудников
  • Значение делегирования для компании
  • Причины нежелания руководителя делегировать задачи сотрудникам

 

   Участники

  • определят значение делегирования для руководителя
  • определят значение делегирования для сотрудников
  • определят значение делегирования для компании
  • выявят  причины нежелания руководителей делегировать задачи сотрудникам

 

     ЧТО делегировать?

  • Треугольник делегирования: задача, полномочия, ответственность.
  • Виды ресурсов для решения делегированной задачи
  • 5 зон делегирования (мишень делегируемых задач)

 

    Участники

  • выделят основные составляющие делегирования (задача, полномочия ответственность)
  • определят, что происходит с полномочиями и ответственностью руководителя при делегировании задачи
  • рассмотрят виды ресурсов, необходимых для выполнения задачи
  • отработают на практике умение распределять задачи из предложенного списка по 5 зонам делегирования
  • отработают на практике умение распределять задачи из своей реальной практической деятельности по мишени делегирования
  • определят, какие задачи не подлежат делегированию
  • выделят круг задач, решение которых целесообразно оставлять за руководителем
  • определят задачи, которые можно делегировать сотрудникам
  • составят список задач, которые целесообразно делегировать
  • зафиксируют перечень задач, которые необходимо делегировать сотрудникам

 

    КОМУ делегировать?

  • Факторы, влияющие на результат выполнения делегированной задачи
  • Критерии анализа возможностей сотрудников
  • Алгоритм анализа возможностей сотрудников
  • 4 типа готовности сотрудника к выполнению задачи

 

     Участники

  • на основании структурирования своего практического опыта выделят факторы, от которых зависит результат решения делегированной задачи
  • рассмотрят критерии анализа готовности сотрудника к делегированию
  • научатся использовать алгоритм анализа возможностей сотрудников
  • определят тип готовности своих сотрудников к выполнению задач, подлежащих делегированию

     КАК делегировать?

  • Техника постановки задачи (SMART)
  • Алгоритм индивидуальной беседы по постановке задач

 

    Участники

  • научатся ставить задачи по SMART
  • освоят алгоритм результативной постановки задачи сотрудникам (с разными типами готовности) в индивидуальной беседе
  • на практике отработают ситуации постановки задачи сотрудникам из реальной практической деятельности

 

    Управление сотрудником при выполнении  делегированной задачи

  • Технология делегирования
  • Особенности управления разными типами сотрудников при выполнении делегированной задачи
  • Контроль выполнения задачи
  • Правила эффективного делегирования

 

   Участники

  • определят последовательность шагов в технологии делегирования
  • изучат особенности управления разными типами сотрудников при выполнении делегированной задачи
  • научатся выбирать оптимальный вид контроля в зависимости от сложности задачи и степени готовности сотрудника к ее выполнению
  • обобщат правила эффективного делегирования

 

   Управление выполнением задач со сложной структурой

  • Планирование задач, имеющих сложную внутреннюю структуру (много подзадач, несколько ответственных за подзадачи)
  • Диаграмма Ганта как способ наглядного планирования и контроля

   Участники

  • рассмотрят алгоритм планирования задач со сложной структурой
  • научатся составлять Диаграмму Ганта для графического планирования задач со сложной структурой и контроля сроков их выполнения 

   Методы "жестко-гибкого» планирования временного ресурса 

  • Система планирования: «Год-месяц-неделя-день»
  • Планирование по методу ALPEN
  • Определение сроков выполнения задач
  • Принцип планирования резервов времени
  • Способы расстановки приоритетов (типовые критерии приоритетности, Закон Парето, Матрица Эйзенхауэра)
  • Алгоритм планирования дня

 

 

 

    Участники

  • рассмотрят правила системы планирования «Год-месяц-неделя-день»
  • проанализируют свои способности эффективно распределять ресурсы в условиях дефицита времени, определят зоны своего развития для повышения качества планирования времени
  • освоят технологию ALPEN для эффективного планирования времени
  • рассмотрят принцип планирования резервов времени
  • ознакомятся с различными способами определения приоритетов, на практике отработают метод расстановки приоритетов по матрице  Эйзенхауэра
  • научатся пользоваться алгоритмом планирования дня
  • научатся осуществлять последующий контроль выполнения
  • научатся оперативно определять тип задачи и составлять план работы с учетом разных типов поставленных задач и установленных сроков

 

 «Контекстное» планирование  времени 

  • Понятие «Кайрос» как основа гибкого планирования
  • Типичные кайросы
  • Планирование кайросовых задач в ежедневнике
  •  

   Участники

  • научатся планировать выполнение задач, которые не привязаны к конкретному времени
  • смогут выявить типичные «кайросы» - контексты, наиболее  подходящие для выполнения различных задач
  • смогут использовать на практике различные способы фиксации кайросовых задач в ежедневнике

 

  Методы рациональной организации времени

  • Симптомы неэффективной организации времени
  • График пиков и спадов работоспособности
  • Понятие «поглотители» времени
  • Метод «Хронометраж»

 

   Участники

  • выявят наличие симптомов неэффективной организации времени 
  • составят собственный график пиков и спадов работоспособности
  • проанализируют собственный рабочий день и определят присутствующие «поглотители» времени
  • познакомятся с методом «Хронометраж», позволяющим высвободить резервы времени и рационально организовать день

 

  Мотивация: как справляться с неприятными и сложными задачами

  • Методы самомотивации на выполнение неприятных и сложных задач
  • Принципы отдыха во время рабочего дня
  • Процесс выработки полезных привычек

 

   Участники

  • ознакомятся с различными способами самомотивации на выполнение неприятных и сложных задач, выявят наиболее подходящие для себя
  • определят возможные варианты эффективного отдыха во время рабочего дня, позволяющие повысить качество выполнения задач
  • рассмотрят процесс выработки полезных привычек для повышения эффективности применения инструментов тайм-менеджмента

 

 

Ключевые методы и инструменты тренинга: Групповые дискуссии, фасилитации, мини-лекции, работа с кейсами, тематические упражнения, деловые игры, разбор реальных рабочих ситуаций участников, предоставление индивидуальной развивающей обратной связи присутствующим участникам тренинга